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**TEMA 18 LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE COMUNICACIÓN.**

**__1.1 DOCUMENTO PÚBLICO ADMINISTRATIVO:__ **
==toc == **Son aquellos que han sido válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas.**

__﻿1.2 SOPORTES DOCUMENTALES:__
Los documentos administrativos cumplen dos importantes funciones, por un lado son el **soporte material de los actos administrativos** y, por otro, sirven como **medio de comunicación** entre órganos y unidades de la propia Administración, o de esta con los ciudadanos y con otras organizaciones. Se puede utilizar cualquier soporte siempre que garantice la autenticidad, integridad, conservación y recepción del documento. Los soportes pueden ser: * **__TEXTUALES__:** Utilizan el papel y la expresión escrita. ** * __GRÁFICOS__:** Utilizan mapas, planos, gráficos, dibujos, etc. ** * __SONOROS__:** Conservan el sonido, ( discos, cintas, etc.). ** * __EN IMÁGENES__:** Fotografías, vídeos, películas, ect. ** * ** __**INFORMATICOS**__**:** Fichas perforadas, discos de ordenador, cintas, bandas magnéticas, discos ópticos, CD, CDR, DVD, etc.

**__1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:__ **
Para que los documentos tengan la consideración de documentos públicos administrativos han de **ser válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas.**  __**CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: **__  **<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* __DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN__: **<span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Sirven para transmitir información (oficios, notas interiores, circulares, anuncios, notificaciones, telegramas, ect). <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* **__DOCUMENTOS DE CONSTANCIA__:** Sirven para acreditar hechos o circunstancias (certificados, actas, certificados de actos persuntos). <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* **__DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS__:** Son los que utilizan los particulares para comunicarse con la Administración.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">__**1.4 ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTATIVOS:**__
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** Se deben tener en cuenta las normas que dicta la Administración sobre confección y formato del material impreso. ** <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * **__FORMATO DEL PAPEL__:** El formato será A-4 de las normas UNE, sus dimensiones son de 210 x 297 mm. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* **__MEMBRETE__:** En el membrete solo aparece la denominación de las unidades orgánicas, cuyo título tenga rango superior o equivalente a subdirección general. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">En los documentos elaborados por unidades, jefaturas o puestos de rango inferior a subdirección, su denominación no puede aparecer impresa. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Para su realización se estructuran en tres partes: **Encabezamiento, cuerpo y cierre.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> __**ENCABEZAMIENTO:**__ **Parte superior del documento, en el aparecen**:  <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __FECHA__:** Escrita de forma abreviada. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * **__ASUNTO__:** Explicación corta en la que se presenta lo principal del contenido. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __REFERENCIAS__:** De quien ejecuta el documento (n/ref.), y del documento al que responde (s/ref.). **Estas referencias pueden ser:** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __Numéricas__:** Se utiliza el número de registro de salida. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * **__Alfabéticas__:** Se utilizan las iniciales de quien redacta (en mayúsculas), y de quién escribe (en minusculas). <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __Alfanuméricas__:** Es una combinación de ambas. <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**__CUERPO__: Parte del documento en que se expresa el contenido de la comunicación. ** <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* Se redactará de forma clara, breve y exacta, de lo que se desea cominicar. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * Los párrafos han de ser lo más cortos posibles. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * Se eliminan los saludos, despedidas y tratamientos honoríficos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * La primera vez que se utilicen abreviaturas deben ir, delante de la donominación completa. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** __CIERRE__ : Se evita la despedida, se debe dejar constancia de la localidad, fecha, y identificación del emisor y receptor**. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __Localidad y fecha__:** Se escribe cuando se envía el documento a una localidad distinta de la que se emite.La fecha se escribe siempre con letras. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __Identificación del emisor__:** Se realiza manifestando en la antefirma el cargo al que corresponde transmitir la comunicación. Debajo de la antefirma se encuentran la firma y la rúbrica. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * ** **__Identificación del destinatario__:** Aparece en la parte inferior del documento, en la que se expresa el puesto que realiza la persona, nunca se pone el nombre y la localidad. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**Los utilizan las distintas unidades y órganos de la Administración para transmitir y recibir información, con otras unidades o órganos, de la misma, o diferentes Administraciones públicas**. Se clasifican en función de su origen: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* __**Internos****:**__ El emisor y el destinatario forman parte de la misma Administración pública. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* **__Externos__:** El destinatario es un órgano diferente de la del emisor, un ciudadano o una entidad privada. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Los principales documentos de comunicación son el **oficio** y la **nota de interior**. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> __**OFICIO:**__ **Documento que utilizan los órganos y unidades de la Administración para comunicarse entre sí, con los particulares.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La estructura del **oficio** es la siguientes: <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">* <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**__ENCABEZAMIENTO__:** Se encuentra en la parte superior del documento en el que se reflejan las referencias, la fecha y el asunto. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * __CUERPO__:** Se redacta de forma clara, breve y exacta, de lo que se desea comunicar. Ejemplos de frases utilizadas dependiendo del motivo de la comunicación: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> - Le comunico que.......  <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> - Pongo en su conocimiento......  <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> - Para su conocimiento le informo....., ect. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">El texto del oficio debe organizarse en párrafos breves y separados, se debe procurar no realizar una extensión larga del contenido del documento. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * ** __**CIERRE****:**__ No se emplea despedida, solo se pone la fecha, identificación del emisor, expresando el cargo que ocupa en la antefirma, su firma y rúbrica, y debajo su nombre y apellidos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">En la parte inferior del documento aparecerá el nombre del destinatario indicando el puesto que ocupa, unidad, órgano y localidad. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> __**NOTA DE INTERIOR:**__ **Documento que utilizan para comunicarse los órganos o unidades del mismo órgano superior (secretarías de Estado, Subsecretarías y Secretarías Generales). No solo se utiliza en la Administración, también en el resto de las Administraciones (autonómica, local e institucional).** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La estructura de la **nota de interior** es la siguiente: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> * <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**__ENCABEZAMIENTO__:** Aparece la referencia, lugar, fecha, asunto y la identificación del emisor y el receptor de la siguiente forma:  <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> - **De:** Nombre y apellidos de quien envia la nota, y cargo que ocupa. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"> - <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">**Dirigido a:** Nombre y apellidos del destinatario y cargo que ocupa. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">__CUERPO__: ** Se redacta de forma clara, breve y exacta de lo que se desea comunicar. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">** * <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">__CIERRE__: ** Aqui se especifica el nombre y cargo del emisor y del receptor que aparecen en el encabezamiento. No hace falta que aparezcan de nuevo en la parte inferior, es suficiente con la firma y la rúbrica de quien emite el documento. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Si la nota va junto con algún documento, se puede reflejar en la parte inferior, indicando que existe un **anexo.**