Tema+27+El+archivo+de+oficina.+El+registro+general

** EL ARCHIVO DE OFICINA. EL REGISTRO GENERAL. ** ** 1. ARCHIVO DE OFICINA. ** Se entiende como archivo de oficina o de gestión el que se forma en la unidad u oficina productora de documentos. Según se ha estudiado al hablar de sistemas archivísticos, corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella debe permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consultar son frecuentes. No todas las unidades administrativas se consideran sujetos productores de documentos. La oficina productora tiene que reunir las siguientes condiciones: a) Que haya constancia de su creación, como unidad orgánica, mediante disposición publicada. b) Que tenga unas competencias concretas que determinen su actividad. c) Que exista un responsable. ** 2. ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO DE OFICINA. ** Los documentos administrativos pueden aparecer de forma aislada. **﻿**** Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir los distintos grupos de documentos que es posible que no tengan nada que ver entre sí. **  Desde el punto de vista general, se estudian los más importantes: el **expediente, el dossier y la correspondencia.** ** 2.1 El expediente. ** Un expediente, de acuerdo con la definición de la real academia de la lengua, es un conjunto ordenado de documentos que materializan las actuaciones administrativas para la resolución de un determinado asunto. Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Desde el puto de vista de su configuración física, el expediente consta de:
 * > <span style="display: block; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; text-align: center;">** PARTES DE UN EXPEDIENTE. ** ||
 * > <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Carpetilla ** ||> <span style="color: black; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">Es el contenedor en que se guarda el expediente. ||
 * > <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Resumen o extracto ** ||> <span style="color: black; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">Es la relación de los documentos que forman el expediente. ||
 * > <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Documentación administrativa ** ||> <span style="color: black; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">Todos los diferentes tipos de documentos que forman el expediente. ||

<span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto, son eslabones de una cadena que forma con un fin determinado: la resolución administrativa de un asunto, ya sea una manifestación unipersonal o colegiada. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Un expediente no es una carpetilla llena de documentos relativos a un procedimiento administrativo, aunque todos se refieran al mismo asunto, sino un conjunto ordenado de documentos, colocados en el orden cronológico en que se han ido produciendo hasta que concluye su tramitación. La unión de los expedientes relativos a un órgano administrativo es lo que constituye la serie documental. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**Localización y seguimiento de expedientes.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">La introducción de las nuevas tecnologías de la información en las oficinas hace del ordenador la herramienta auxiliar de recuperación de la información, utilizando bases de datos estructuradas en diferentes campos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**Fichas manuales.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">En algunas oficinas de gestión se siguen utilizando fichas manuales de localización y seguimiento de expedientes, que se elaboran con una pequeña descripción del contenido de la información extraída del expediente. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Los datos imprescindibles que deben reflejarse en las fichas son: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 0pt 54pt; text-indent: -18pt;">· Signatura: es el código o número de orden que la oficina le ha asignado a cada expediente. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 54pt; text-indent: -18pt;">· Localización física: son los datos relativos al elemento donde se encuentra el expediente. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Es una agrupación de escritos e informaciones sobre una materia o asunto, estructurando su contenido de forma que se obtenga una buena presentación y compresión. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Según la real academia de la lengua, es un conjunto de documentos o informaciones referentes a un asunto. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Realizar un dossier es reunir documentos de diversas clases, ya elaborados previamente. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Esta documentación puede estar elaborada por la propia oficina o recibirla de otras instituciones. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Se utilizan cono documentación de apoyo informativo a la documentación de los órganos administrativos de cara a la toma de decisiones. Para su clasificación y archivo. Las oficinas públicas suelen utilizar criterios temáticos. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">La correspondencia es tipo documental que refleja las relaciones que se establecen en un organismo, empresa, oficina o unidad administrativa con unidades del mismo o de otros organismos diferentes o con particulares. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">El contenido es de mera comunicación, aunque muchas comunicaciones forman parte de un trámite y deben pasar a formar parte de un expediente o de un dossier. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Se puede clasificar en comunicación enviada y recibida. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Comunicación enviada: es la emitida desde la propia oficina hacia el exterior. Normalmente será controlada con el sello de salida, bien del registro general, bien de un registro auxiliar propio de oficina, o acompañada de resguardo de correos y transporte concertado, en su caso. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">Comunicación recibida: es la que llega de fuera; está formada por los escritos originales y, en general, llevara el sello del registro de entrada o bien las huellas postales del transporte mediante el cual ha llegado hasta la oficina. El control de la comunicación se hará mediante los libros de registro de entrada y salida, que deberá conservarse, dando su valor jurídico, pues podrá permitir certificar la existencia de u documento aunque este no se haya conservado. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Registro debe ser un mero trámite y debe durar lo menos posible, se trata de favorecer y garantizar la circulación correcta del documento para que este alcance lo antes posible el objetivo para el que fue confeccionado. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">** 3. REGISTRO GENERAL. ** <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El registro es la unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los administrativos y de los que llegan por correo dirigidos a organismos administrativos y a su dependencia y servicios. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">La tarea encomendada el registro de documentación administrativa de un organismo, además de lo citado en el párrafo anterior, es la de clasificar la documentación de entra y salida, realizar el asiente documental, distribuir la documentación a su lugar de destino y emitir y recibió justificante de la documentación que se presenta. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Los órganos llevaran un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se recia en cualquier unidad administrativa propia.
 * <span style="color: red; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">2.2 El dossier. **
 * <span style="color: red; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 21.3pt;">2.3 La correspondencia. **
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Comunes a todos los organismos públicos. ** ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">**Específicos.** ||


 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt;">Registro general. ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Registro de entrada de documentos ** ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Registro de salida de documentos. ** ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Registro de personal. ** ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Registro de intervención. ** ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: normal; margin: 0cm 0cm 0pt;">** Registro de propiedad. ** ||

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">** 3.1 Registro de entrada y de salida. **

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">La documentación registrada como entrada será todo escrito o documento que vaya dirigido, o que sea presentado en la ventanilla, al titular del organismo radique la oficina del registro, así como la dirigida al propio organismo. Los instrumentos que se utilizan para registrar son libros, hojas, fichas y soportes informáticos. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Para la recepción de escrito y comunicaciones de os particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático, garantizando la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Una vez registrado un documento se estampara en él una nota expresiva de la fecha en qué se inscribe, entrada o salida y número de orden que le haya correspondido, y el encargado del registro. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El paso del documento por la oficina del registro debe ser un mero trámite y debe durar lo menos posible. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">La documentacíón registrada como salida se´rá todo aquello que se envía desde el organismo donde radica la oficina del registro hacia otros organismos o particulares. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de recepción o salida. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">La anotación del registro o asiento, sea cual sea el sistema utilizado, deberá constar de: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">a) Número correlativo. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">b) Naturaleza del documento. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">c) Fecha de su presentación. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">d) Remitente/destinatario. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">e) Extracto o resumen del contenido.
 * <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">3.2 ﻿Asiento documental. **

**<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">3.3 Justificante de la documentación presentada. ** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">De todos los <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">escritos que presenten en las oficinas de la Administración, los interesados podrán exigir el correspondiente recio. Dicho recibo sirve al interesado para acreditar la presentación del escrito, la oficina concreta deonde fue presentado y la fecha en que tuvo lugar dicha presentación.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**3.4 Otros lugares de presentación de la documentación.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El ciudadano podrá presentar un escrito o documento ante la oficina que ha de entender el asunto, pero también podrá hacerlo en los siguientes organismos: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- En las oficinas de Correos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**﻿3.5 Comunicaciones de un mismo texto cursadas a varios destinatarios.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">En ocasiones se emiten comunicaciones dirigidas a varias personas. En estos casos, y para ahorrar trabajo en el registro y en el archivo de los documentos, se realizará un solo asiento en el registro referido a todas, haciendo una relación de los destinatarios, señalando en la citada relación de los destinatarios, señalando en la citada relación el número total y la expresión "según relación adjunta", o bien si se ha escrito al dorso del documento, "según cita al dorso", o " a todos los miembros".

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**3.6 Escritos firmados por un colectivo.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">En ocasiones pueden presentarse escritos firmados colectivamente por varias personas. Es decir, una de las firmas a ser posible la primera, o alguna de ellas, se elige como portavoz principal, identificándose con su nombre, situación y domicilio, a fin de facilitar la referencia de posible localización.

**<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">3.7 Registros auxiliares. ** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El registro es el primer instrumento de control que ha existido a lo largo de la historia, y todo lo estudiado para los regisdtros situados en oficinas y dependencias de organimsos es válido para los registros auxiliares, si bien no es recomendable la multiplicación de sellos de registros por las posibles equivocaciones a las que puede dar lugar.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">**4. LOS REGISTROS PÚBLICOS.** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Los registros son los encargados de determinados procesos de gestión de la información y documentación, de gran importancia por ser instrumentos públicos de consulta. Se puede solicitar información sobre distintos aspectos, jurídicos de las personas físicas y de las sociedades...

**<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">4.1 Registro civil. ** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Es un instrumento público de consulta, donde pueden ser conocidos los distintos aspectos del estado civil de las personas físicas. El registro civil se divide en cuatro secciones: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Sección1: NACIMIENTOS. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Sección 2: MATRIMONIOS. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Sección 3: DEFUNCIONES. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Sección 4: TUTELAS Y REPRESENTACIONES LEGALES.

**<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">4.2 Registro mercantil. ** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Es un instrumento de publicidad legal del empresario. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El registro mercantil tiene las siguientes características: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">1/ Es una oficina pública, radica en todas las capitales y en poblaciones. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">2/ Todas las personas tiene acceso a él para tomar conosimiento de cuantos datos registrales le interesan. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">3/ El acto o contrato inscrito se supone conocido de todos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">El Registro Mecantil tiene por objeto la inscripción de: <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Los empresarios induvidulaes. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Las sociedades mercantiles. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Las entidades de crédito y de seguro. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la ley.

**<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">4.3 Registro de la propiedad. ** <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Es un instrumento técnico con el que se trata de lograr, a trvés de la publicidad, la plena seguridad jurídica inmobiliaria. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">Tiene acceso al Registro de la propiedad cualquier ciudadano que desee conocer el estado de los bienes o derechos inmuebles. Esta publicidad se lleva a cabo a trvés de : <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Certificaciones del registrador. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Nota simple informativa. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">- Manifestación de los libros de registro.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; margin: 0cm 0cm 10pt 18pt;">