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= LOS ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN =

1. ARCHIVO.
Se define como el local en el que se custodian documentos públicos o particulares, cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir con las técnicas adecuadas, para que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
 * SOPORTES DOCUMENTALES ||
 * TEXTUALES || Transmiten la información por escrito ||
 * GRÁFICOS || El contenido está representado por formas, signos o colores, como planos, mapas dibujos, gráficos, etc.. ||
 * SONOROS || Conservan el sonido, como los discos y las cintas magnetofónicas. ||
 * EN IMAGEN || Utilizan como soporte fotografías, vídeos, películas, etc.. ||
 * INFORMÁTICOS || Son legibles por ordenadores. ||

Los documentos
Toda la expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

2. FINALIDAD DEL ARCHIVO.
El archivo constituye la memoria de la Administración y tiene como finalidad: > ** 
 * **<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Proporcionar del modo más eficaz los mejores servicios. **
 * **<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Coinstituir un centro activo de información. **
 * **<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Ser un instrumento de control funcional.toc
 * **<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Tener una perfecta conservación de los documentos. **

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">3. TIPOS DE ARCHIVOS.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">El sistema de archivos de la Administración establece cuatro tipos de archivos:
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De oficina, corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, mientras su utilización sea constante.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Central, corresponde a la segunda etapa, recibe los documentos de los distintos archivos de oficina cuando su utilización no es frecuente.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Intermedio, recibe la documentación de los archivos centrales cuando las consultas son esporádicas.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Histórico, éste es el último eslabón de la cadena y controla, clasifica, ordena, conserva y pone los archivos a disposición de los investigadores.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">3.1 El ciclo de vida de los documentos.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La documentación que llega a los distintos archivos tiene establecido un período de permanencia en ese archivo hasta pasar al siguiente, excepto cuando desaparece la vigencia administrativa, en este caso, debe ser eliminada la documentación. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Archivo de oficina: 5 años. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Archivo central: 10 años. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Archivo intermedio: 15 a 30 años. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Archivo histórico: indefinido.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">4. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Existen dos términos: clasificación y ordenación, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Clasificar: separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Ordenar: es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden.

<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La ordenación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas: //**c****ronológico, alfabético, numérico, mixto y decimal.**//

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5.1. Ordenación cronológica.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Es el criterio habitual de ordenación. El criterio es la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento. La referencia se hace a partir de la fecha cronológica, en este orden, año, mes y día. Se comienza desde la más antigua hasta la más moderna. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Suele utilizarse para ordenar las copias de la correspondencia y formar lo que se conoce con los nombres //cronológico de entradas y cronológico de salidas.//

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5.2. Ordenación alfabética.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">El alfabeto es conocido por todos, es simple y permite clasificar todo tipo de documentos. Los nombres pueden ser el de la materia objeto del contenido documental, el del que lo suscribe, el de su destinatario o el de lo lugares. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">a) Ordenación alfabética por materias, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Este tipo de ordenación se utiliza en la documentación administrativa en forma de dossier, informes, estudios y memorias. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">b) Según categorías lógicas,se forman clases y subgrupos. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Ordenación onomástica, aunque no existen normas oficiales, en esta clase de ordenación se considera el primer apellido, el segundo y el nombre en el último lugar. No se considerarán como palabra de orden las partículas de, la, el, y. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Ordenación geográfica, el criterio que se sigue es el de las localidades, según su orden decreciente, de acuerdo con las divisiones territoriales y, dentro de ellas, por el nombre de la calle, número y nombre. En cada división y subdivisión se emplea el orden alfabético.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5.3. Ordenación numérica.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Se ordenan los documentos según el número que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5.4. Ordenación mixta.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Cada uno de estos sistemas se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5.5. Ordenación decimal.
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Conjunto de documentos susceptibles de ser clasificados. Se divide en diez grupos que forman el primer orden, a los que se asigna una cifra de cero a nueve. Cada uno de los grupos se subdivide, a su vez, en otros diez de segundo orden, y así sucesivamente, identificando cada grupo dentro de cada categoría con una referencia numérica. <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Clasificación Decimal Universal (CDU). Se utiliza en bibliotecas para formar el catálogo de materias.